PROFIL DE POSTE
Responsable administratif et financier
Présentation de l’association
CHANTIER école, réseau national des Entreprises Sociales Apprenantes, regroupe près de 750 structures sur l’ensemble du territoire national mettant en œuvre une démarche d’accompagnement et de formation de salariés en parcours d’insertion. Reconnu comme un interlocuteur représentatif par les pouvoirs publics, le réseau siège dans plusieurs instances de l’Insertion par l’Activité Economique et de l’Économie Sociale et Solidaire.
Missions
Gestion financière et fiscale :
– Participe à construire la stratégie financière de l’association.
– Elabore et pilote le budget opérationnel annuel de l’association, en collaboration avec le directeur, le bureau et le conseil d’administration.
– Recherche et pilote les financements nécessaires aux activités de l’association
– Administre les fonds de l’association selon le budget opérationnel annuel approuvé, et assure la gestion de la trésorerie.
– Révise avec les équipes opérationnelles les suivis budgétaires.
– Fournit à la direction des états réguliers financiers.
– Assure une comptabilité financière analytique par projets. Établit en particulier les rapports demandés par les financeurs publics et privés.
– Veille à la conformité fiscale et légale de l’association.
– Met en place et assure un contrôle de gestion
– Manage les moyens de paiement (CB, virement bancaire…).
– Contribue à développer et animer des partenariats avec des organismes financiers (France Active, Banque des Territoires, organismes financiers bancaires…).
Gestion administrative :
– Suit les démarches administratives (certification, obtention label, agréments…).
– Participe à élaborer le bilan de formation.
– Prépare et assure le suivi des conventions de partenariat et/ou de financements notamment avec les associations régionales du réseau avec la mise en place et le renforcement des process de suivi.
– Pilote et assure, en lien avec le directeur, l’animation des cabinets d’expertise FSE+, formation et certification intervenant dans son périmètre.
– Structure le plan de financement des projets nationaux et européens (FSE +) en lien avec le cabinet d’expertise le cas échéant, met en place et structure le suivi administratif et financier, s’assure de la conformité, de la disponibilité, de l’archivage et de la transmission et de la saisie en ligne des justificatifs de réalisation des projets (bulletins de paye, contrats de travail, émargements, factures, justificatifs d’activité…) aux services instructeur et contrôleur.
– Supervise les contrats généraux : courrier, assurance, banque, bailleurs…
– Supervise les opérations quotidiennes de l’association de façon efficace.
Gestion des ressources humaines :
– Met en place ou fait évoluer les procédures et outils de gestion RH : plan de formation, livret d’accueil, formulaire de suivi et évaluation, convention de télétravail, charte informatique, CSE, règlement intérieur…
– Valide les paies chaque mois.
– Recrutements.
– Préparation les contrats de travail et avenants.
– Supervise la gestion des arrivées et départs de personnel (contrats, inscriptions mutuelle et prévoyance, visites médicales etc.)
– Assure la veille juridique sur l’évolution de la législation notamment associative, du droit du travail et du cadre conventionnel, vérification du cadre juridique
– Conçoit et supervise la mise en place des procédures et des pratiques en matière de ressources humaines, concernant le personnel salarié, les prestataires et les membres bénévoles.
– Supervise le travail de l’équipe chargée de l’administration et de la comptabilité ainsi que de certains prestataires/ fournisseurs.
– Assure la coordination interne : location et réservation des salles de réunion, intervenants sur les locaux, émargements et comptes-rendus…
Structuration et essaimage
– Met en œuvre la stratégie déterminée par la direction en lien avec le Conseil d’Administration.
– Audite les process existants et met en place de nouveaux outils de gestion afin de structurer l’association, en posant de bonnes bases pour un changement d’échelle.
– Propose et élabore un guide de procédures internes pour la conformité des bilans d’actions et financiers et organise et s’assure en continu auprès de l’équipe du respect et de la mise en œuvre des procédures.
– Pilote la digitalisation des procédures et structuration de l’archivage électronique.
– Contribue au suivi des obligations RGPD/CNIL.
– Contribue à la structuration, au développement et au pilotage de l’organisme de formation CHANTIER école formation dans les dimensions administrative et financière, dans le développement du portage et de conventionnements, dans la gestion de la certification qualiopi…
– Supervise l’organisation des évènements statutaires de l’association.
Gestion juridique
– Gère les questions juridiques générales et les contrats.
– Assure le suivi des évolutions statutaires et du règlement intérieur de la gouvernance en lien avec le directeur et les avocats de l’association.
– Protège la propriété intellectuelle des marques, supports et outils produits par CHANTIER école en surveillant l’utilisation, et si besoin, sollicite l’aide d’avocats/conseils juridiques extérieurs.
– Prévoit et anticipe les questions juridiques dans les opérations de l’association.
Positionnement dans l’organigramme
Le/la responsable administratif et financier est placé(e) sous l’autorité directe du directeur. Il/elle supervisera le travail de l’équipe chargée de l’administration et de la comptabilité. Un cabinet d’experts comptables accompagne l’association dans la révision de la comptabilité, les payes et l’édition des bilans comptables et par un appui sur les sujets RH.
Supervise les travaux comptables externes et assure le lien avec l’expert-comptable et le Commissaire aux Comptes.
Profil
H/F – De formation supérieures niveau Bac+5 en gestion, économie, finance-comptabilité, contrôle-comptabilité-audit, vous justifiez d’une expérience réussie d’au minimum 5 ans sur un poste similaire.
Vous avez une expérience avérée de gestion de projet européens et du FSE en particulier.
Vous êtes organisé, méthodique, rigoureux ; vous avez l’esprit de synthèse.
Vous avez le goût des relations humaines et vous aimez le travail d’équipe.
Expérience professionnelle dans le secteur associatif, de l’économie sociale et solidaire ou de l’insertion par l’activité économique fortement appréciée.
